Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal prin intermediul sistemului de supraveghere video

 

 

  1. SCOPUL POLITICII:

Prezenta politică servește conștientizării și informării persoanelor fizice, fie angajați, fie terțe persoane în ceea ce privește prelucrarea propriilor date cu caracter personal prin intermediul sistemului de supraveghere CCTV (Televiziune cu Circuit Închis).

În concret, această politică stabileşte:

  1. a) un set unitar de obiective, principii și reguli care reglementează utilizarea sistemului de supraveghere video în următoarele scopuri:
  2. asigurarea securității, respectiv a pazei persoanelor vizate și garantarea drepturilor acestora în baza și în spiritul Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE de către Automatico, în calitate de operator de date cu caracter personal;
  3. Asigurarea securității, respectiv a pazei perimetrului, în conformitate cu legislația din domeniu coroborat cu interesele legitime ale Automatico;
  4. b) responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum şi cele privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor activităţi.

Politica CCTV descrie principiile, regulile și practicile urmate de către Automatico și de toate persoanele cu care aceasta interacționează în legătură cu administrarea și utilizarea sistemului de supraveghere video. Totodată, prezenta politică descrie măsurile organizatorice implementate de către Operator în scopul protejării datelor cu caracter personal, a vieţii private şi a altor drepturi fundamentale ale persoanelor fizice.

 

  1. DOMENIUL DE APLICARE:

Politica se aplică cu privire la sau în legătură cu activitatea de supraveghere prin mijloace video. Politica se aplică, corespunzător competenţelor, de către:

  1. a) conducerea Automatico;
  2. b) personalul cu atribuții în Fișa Postului privind urmărirea înregistrărilor din DVR/NVR, după caz;
  3. c) personalul extern care asigură mentenanţa sistemului de supraveghere, în baza unui contract de mentenanță încheiat în conformitate cu dispozițiile legale;
  4. d) personalul intern/extern desemnat cu administrarea sistemului.

 

III. CONDIŢII DE LEGITIMITATE

Automatico prelucrează date cu caracter personal prin intermediul sistemului CCTV respectând prevederile legale din domeniu.

  1. Referinţe normative:
  2. a) Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;
  3. b) Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;
  4. c) Legea Nr. 333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare împreună cu Normelor Metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003;
  5. d) Decizia Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (în continuare, ANSPDCP) nr. 174/2018 privind lista operațiunilor pentru care este obligatorie realizarea evaluării impactului asupra protecției datelor cu caracter personal (Art. 1, lit. c)
  6. e) Instrucţiunile Autorităţii Europene de Protecţie a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate 17 martie 2010, Bruxelles.
  7. Utilizarea sistemului video:

Utilizarea sistemului CCTV în cadrul Automatico, este necesară nu numai pentru buna administrare și funcționare a Operatorului, ci în special în vederea controlului de securitate şi pază descris în secţiunea V, punctul 1, de mai jos. Utilizarea sistemului CCTV în cadrul service-ului auto este necesară pentru asigurarea securității persoanelor, a autovehiculelor aflate în incintă sau în custodia Operatorului, a pieselor, echipamentelor, sculelor, documentelor și celorlalte bunuri aflate în spațiile supravegheate. Sistemul CCTV contribuie, de asemenea, la prevenirea și documentarea incidentelor de securitate, a accesului neautorizat, a furturilor, deteriorărilor, vandalizării sau altor evenimente care pot afecta persoanele, bunurile ori activitatea Operatorului.

Sistemul CCTV contribuie la atingerea acestor obiective.

  1. Transparenţă:

Angajații, clienții, potențialii clienți, furnizorii, colaboratorii, curierii, reprezentanții autorităților și orice alte persoane care accesează incinta service-ului auto sunt informați cu privire la existența sistemului CCTV prin note de informare și pictograme amplasate vizibil la intrarea în spațiile supravegheate și, după caz, prin prezenta politică.

În cazul în care datele colectate prin intermediul sistemului CCTV pot aduce atingere vieții private a persoanei vizate. Persoana vizată își poate exercita drepturile prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679, în condițiile legii. Exercitarea acestor drepturi poate fi limitată în situațiile prevăzute de lege, de exemplu atunci când imaginile sunt necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi, pentru investigarea unui incident de securitate ori pentru protejarea drepturilor și libertăților altor persoane.

  1. Revizuiri periodice:

O revizuire periodică va fi întreprinsă anual de către structurile responsabile cu asigurarea securităţii şi va reanaliza:

  1. a) necesitatea menţinerii în uz a sistemului;
  2. b) îndeplinirea scopului declarat;
  3. c) posibile alternative adecvate la sistemul CCTV;
  4. d) dacă prezenta politică respectă în continuare prevederile Regulamentului (UE) 2016/679, adică dacă este de actualitate.

 

  1. ZONELE SUPRAVEGHEATE

Prin intermediul sistemului CCTV pot fi supravegheate, după caz: căile de acces pietonal și auto, intrarea în sediu, recepția service-ului, zona de predare-preluare a autovehiculelor, parcarea exterioară, curtea interioară, atelierul, rampele/posturile de lucru, zonele de depozitare a pieselor, anvelopelor, sculelor și echipamentelor, precum și alte zone în care supravegherea este necesară pentru securitatea persoanelor și bunurilor.

Dispozitivele de înregistrare sunt amplasate în spaţii bine protejate, asigurate şi încuiate corespunzător, în scopul eliminării pe cât posibil a posibilităţilor de sustragere a suporturilor de stocare.

Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viața privată, cum ar fi toaletele, vestiarele, spațiile de schimbare a echipamentului de lucru, spațiile de odihnă destinate personalului sau alte spații similare.

În principiu, camerele de supraveghere nu se instalează în spații care presupun un nivel ridicat de intimitate. Orice extindere a sistemului CCTV către zone noi se realizează numai dacă este necesară și proporțională cu scopul urmărit, după o analiză prealabilă privind impactul asupra vieții private și, dacă este cazul, după consultarea persoanei responsabile cu protecția datelor sau a ANSPDCP.

Având în vedere specificul activității de service auto, sistemul CCTV este utilizat inclusiv pentru protejarea autovehiculelor lăsate de clienți în incintă, pentru documentarea stării de fapt în cazul unor incidente, reclamații sau suspiciuni de deteriorare/furt, precum și pentru protejarea pieselor, sculelor, echipamentelor și celorlalte bunuri aflate în spațiile supravegheate.

 

  1. DATELE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE PRIN INTERMEDIUL SUPRAVEGHERII VIDEO
  2. Scopul supravegherii prin mijloace video:

Prin intermediul sistemului CCTV se supraveghează accesul în incinta service-ului auto și în zonele autorizate, în scopul asigurării securității persoanelor, al protejării autovehiculelor aflate în incintă sau în custodia Operatorului, al protejării pieselor, echipamentelor, sculelor, documentelor și celorlalte bunuri ale Operatorului, ale clienților sau ale terților.

Sistemul poate contribui și la documentarea incidentelor produse în incintă, precum acces neautorizat, furt, tentativă de furt, vandalism, deteriorarea autovehiculelor, deteriorarea echipamentelor, accidente în spațiile comune, conflicte între persoane sau alte evenimente de securitate.

În plus, sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, detectarea şi documentarea furturilor de echipamente, bunuri deţinute de Operator și/sau la prevenirea, detectarea şi investigarea riscurilor şi ameninţărilor la adresa personalului angajat care îşi desfăşoară activitatea la locaţia supravegheată.

  1. Limitarea scopului:

Sistemul de supraveghere video nu este utilizat în alte scopuri decât cele precizate la punctul anterior. Cu toate acestea, înregistrările pot fi utilizate, în cazuri justificate și cu respectarea legii, pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi ale Operatorului, ale angajaților, ale clienților sau ale altor persoane, inclusiv în situația unor litigii privind deteriorarea unui autovehicul, dispariția unor bunuri, incidente produse în incintă, litigii de muncă, reclamații ale clienților sau solicitări ale autorităților competente.

De asemenea, sistemul poate fi un mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru anchetele interne. De asemenea, înregistrările pot fi utilizate în cadrul unor verificări interne atunci când există indicii privind încălcarea procedurilor interne de securitate, acces neautorizat în zone tehnice, manipularea necorespunzătoare a bunurilor, deteriorarea intenționată sau din culpă a unui autovehicul, dispariția unor piese/scule ori alte situații care pot prejudicia Operatorul, clienții sau terții.

  1. Categorii speciale de date:

Sistemul CCTV nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie „categorii speciale de date”.

  1. Descrierea şi specificaţiile tehnice ale sistemului:

În mod convenţional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca funcţie înregistrarea imaginilor şi este echipat cu senzori de mişcare. Sistemul poate înregistra orice mişcare detectată de camerele instalate în perimetrul supravegheat, alături de dată, oră şi locaţie.

Toate camerele sunt funcţionale 24 de ore, 7 zile pe săptămână.

Calitatea imaginilor captate poate permite recunoaşterea celor care trec prin zona de acţiune a camerelor. Personalul special instruit trebuie să respecte setările de confidențialitate și drepturile de acces. Nu există inter-conexiune cu alte sisteme de supraveghere şi nu se înregistrează audio.

Accesul în spațiul unde se află echipamentele de înregistrare și stocare ale sistemului de supraveghere video este strict limitat la personalul anume desemnat de către conducerea operatorului.

  1. Beneficiile sistemului de supraveghere:
  2. a) Creşterea controlului și a securității în perimetrul supravegheat;
  3. b) Restricţionarea accesului persoanelor străine;
  4. c) Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute și/sau identificarea celor care au dus la astfel de pierderi;
  5. d) Realizarea interesului legitim al operatorului de protejare a imaginii precum și de documentare a oricăror aspecte care ar fi imposibil de documentat într-un mod diferit.

 

 

  1. PROTEJAREA VIEŢII PRIVATE ŞI SECURITATEA INFORMAŢIILOR

Pentru a proteja securitatea sistemului video şi pentru a spori gradul de protecţie a vieţii private, au fost implementate următoarele măsuri tehnice şi organizatorice:

  1. echipamentele de stocare a imaginilor înregistrate (serverele pe care se stochează imaginile înregistrate) se află în spaţii securizate, protejate de măsuri de securitate mecanico-fizice;
  2. dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza principiului „nevoii de a cunoaşte”, și doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor de servici;
  3. doar conducerea Operatorului, la recomandările persoanei desemnate cu administrarea sistemului, are dreptul de a acorda, modifica sau retrage dreptul de acces al unui utilizator, conform principiului „nevoii de a cunoaște”;
  4. administratorul de sistem ține în permanenţă o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului și nivelului de acces;
  5. persoanele externe abilitate cu mentenanța sistemului CCTV (atunci când este cazul) vor semna un acord de confidențialitate;
  6. persoana cu atribuții în domeniul protecţiei datelor din cadrul Automatico, va fi consultată înainte de achiziţionarea sau instalarea oricărui nou sistem/element de supraveghere video;
  7. periodic, are loc o verificare a accesului în sistemul informatic și o analiză documentată în raport cu legalitatea accesărilor.

 

VII. ACCESUL LA DATELE PERSONALE ŞI DEZVĂLUIREA ACESTORA

  1. Drepturi de acces:

Accesul la imaginile stocate şi/sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane, în baza deciziei conducerii Operatorului.

Automatico impune limite cu privire la personalul care are dreptul să vizioneze materialul înregistrat în timp real. Scopul vizionării în timp real este exclusiv pentru pază și protecție.

Orice altă vizionare în timp real se realizează pe bază de drept de acces și cu consemnarea prelucrării într-un Registru al accesărilor.

Vizionarea imaginilor este accesibilă personalului anume desemnat de către conducerea Operatorului.

Vizionarea imaginilor înregistrate în DVR/NVR se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege și incidentele de securitate, de către personalul special abilitat în acest sens. Copierea, descărcarea, ștergerea, diseminarea sau modificarea oricărui material înregistrat este interzis cu excepția situațiilor în care conducerea Operatorului își manifestă acordul în acest sens, iar persoana vizată în cauză este informată în prealabil, cu excepția cazurilor anume prevăzute de lege.

  1. Instructaj:

Toţi membrii personalului cu drepturi de acces beneficiază de o instruire iniţială specifică în domeniul protecţiei datelor. Această procedură va fi integrată în programul de instruire şi îndrumare pentru toţi utilizatorii cu drept de acces şi atribuţii în operarea sistemului de supraveghere video.

Administratorul sistemului de supraveghere video se va asigura că întregul personal implicat în operarea acestuia, este instruit şi informat cu privire la toate aspectele funcţionale, operaţionale şi administrative ale sistemului.

  1. Dezvăluirea datelor cu caracter personal:

Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terţi va fi documentată şi supusă unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării şi, pe de altă parte, compatibilitatea dintre scopul în care se cere a se face comunicarea şi scopul în care aceste date au fost prelucrate iniţial.

În aceste cazuri va fi consultată persoana cu atribuții în domeniul protecţiei datelor.

Orice situaţie de dezvăluire va fi consemnată de administratorul sistemului într-un Registru de Evidenţă al Dezvăluirilor.

Automatico, are obligaţia punerii la dispoziţia organelor de cercetare, la solicitarea scrisă a acestora, a înregistrărilor video în care este surprinsă posibila săvârşire a unor fapte ce contravin legii.

În urma dezvăluirii și în cazul în care legea nu prevede altfel, Operatorul va informa persoana vizată cu privire la destinația și destinatarii înregistrărilor video care o privesc.

În cazuri justificate, se poate acorda acces la înregistrările din DVR/NVR persoanelor desemnate de conducerea Operatorului pentru efectuarea unei verificări interne sau, după caz, cercetării disciplinare, cu respectarea legislației muncii și a normelor privind protecția datelor.

Orice încălcare a securităţii în ceea ce priveşte sistemul de supraveghere video este indicată în Registrul de Incidente de Securitate, iar persoana cu atribuții în domeniul protecţiei datelor din cadrul Automatico, este informată în legătură cu acest lucru cât mai repede posibil.

 

VIII. TERMEN DE STOCARE

Termenul de stocare a înregistrărilor din DVR/NVR este proporţional cu scopul pentru care se utilizează sistemul CCTV. Imaginile sunt stocate pentru o perioadă cuprinsă între 21-30 zile, după care se şterg prin procedură automată în ordinea în care au fost înregistrate.

În cazul producerii unui incident de securitate sau a unei investigații a organului de cercetare penală, durata de stocare a înregistrărilor relevante poate excede limita normală în funcţie de timpul necesar investigării.

Stocarea prin păstrare a datelor și imaginilor este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.

 

  1. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

Automatico garantează respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate conform Regulamentului (UE) 2016/679 și a legislației naționale în vigoare.

  1. Informarea persoanelor vizate:

Informarea primară a persoanelor vizate se realizează în mod clar, constant și permanent prin intermediul unui semn adecvat, de tipul unei pictograme, având o vizibilitate adecvată şi o localizare strategică a zonei supravegheate, astfel încât să semnaleze existenţa camerelor de supraveghere, dar şi pentru a comunica informaţiile esenţiale în conformitate cu Art. 14 din Regulamentul (UE) 2016/679.

Persoanele vizate sunt atenţionate asupra existenţei sistemului de supraveghere video şi a operatorului prin note de informare corespunzătoare, care cuprind scopul prelucrării şi identifică Automatico, ca operator de date cu caracter personal.

Persoana cu atribuții în domeniul protecţiei datelor va asigura actualizarea informărilor, astfel încât acestea să fie corespunzătoare realității existente.

  1. Exercitarea drepturilor de acces, intervenţie şi opoziţie:

Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc și care sunt în posesia Automatico, de a solicita intervenţia (ştergere/ actualizare/ rectificare/ anonimizare) sau de a se opune prelucrărilor, conform legii.

Orice cerere de exercitare a unui drept în baza Regulamentului (UE) 2016/679 ca urmare a utilizării sistemului de supraveghere video trebuie să fie adresată Automatico, iar o copie a acesteia transmisă persoanei cu atribuții în domeniul protecţiei datelor.

Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie se oferă în termen de maxim o lună de zile, iar în cazul în care nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica şi procedura care se va avea în vedere pentru soluţionarea cererii.

Înregistrările furnizate în baza cererii de acces vor fi clare, în măsura posibilităţii, cu condiţia de a nu prejudicia drepturile terţilor (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoane care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea și/sau identificarea lor).

În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menţioneze data, ora, locaţia şi împrejurările în care a fost înregistrată de sistemul CCTV.

Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situaţia în care se aplică excepţiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul în care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane, de exemplu dacă în imagini apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.